Wstęp. VirtualnyHOTEL proponuje współdziałanie dwóch modeli organizacji pracy. Pierwszy model uwzględnia centralną rolę działu recepcji dla całego obiektu. Drugi model uwzględnia autonomiczną rolę pozostałych działów takich jak restauracja, spa, night-club itd pracujących samodzielnie lub na rzecz recepcji.
Recepcja jest miejscem kluczowym dla obiektu. Tu melduje się i otwiera dokumenty sprzedaży. Tu spływają w trybie on-line wydania z pozostałych działów. Tu na bieżąco można podejrzeć zależności i specyfikację zrealizowanych usług na obiekcie. Tu też dzięki przyjętej organizacji pracy szybko odprawia się wyjeżdżających gości zamykając gotową już fakturę/paragon/wydanie itp. Równocześnie każdy z działów prowadzi własną politykę sprzedaży/upustów/płatności. Wystawia własne dokumenty sprzedaży, kasowe, magazynowe itp. W zależności od potrzeb organizacyjnych firmy kieruje wybrane formy płatności na recepcję (dopisywane do rachunku gościa) lub realizuje na miejscu.
Recepcja. Najważniejsze miejsce należy do aplikacji
Recepcja. Obsługuje ona rezerwacje, meldunki i sprzedaż oraz kasę i magazyny Aplikacja daje możliwość pracy z 2 grafikami dla pokoi: ogólnym (rodzaje pokoi) oraz szczegółowym (konkretne pokoje), który pokazuje stanu każdego pokoju na konkretny dzień czyli wyjazd/pobyt/rezerwacja, czysty/brudny itp. Aplikacja
Recepcja ma możliwość prowadzenia rezerwacji godzinowych dla sal konferencyjnych, wynajmu urządzeń, sprzętu itp.
Gastronomia. Ten dział obsługują aplikacje
Kelner i
Magazyn. Aplikacja
Kelner przeznaczona jest do prowadzenia sprzedaży oraz rezerwacji dla sal restauracyjnych, stolików, osób itp. Aplikacja
Magazyn spełnia dwie funkcje. Po pierwsze prowadzi klasyczną ewidencję dokumentów przychodów/rozchodów, inwentaryzacje oraz planowanie imprez. Po drugie obsługuje specyfikę tej branży jaką są karty kalkulacyjne. Dzięki kartom można rozchodować asortyment ze stanów magazynowych wg zadanych receptur oraz wyliczyć zakładane i realizowane marże w wyrobach. Rozchody ze stanów magazynowych mogą być realizowane w trybie on-line (natychmiast np. bar) i off-line (na żądanie np. kuchnia). Pozwala to na elastyczne dostosowanie się do organizacji pracy obiektu i obiegu dokumentów.
Na podobnej zasadzie działają inne działy w obiekcie. Mogą posiadać swoje magazyny i kasę. Wystawiać swoje dokumenty sprzedaży i magazynowe. W razie potrzeby kierować żądaną płatność na dokument gościa w recepcji (dopisanie do rachunku).
Spa/Basen/Wellness. W zależności od specyfiki obiektu wykorzystywana jest aplikacja
Kasjer taryfikująca czas pobytu oraz naliczająca opłaty z uwzględnieniem pory dnia i dnia tygodnia oraz klasyczne aplikacje sprzedaży usług. Dział ten pracuje najczęściej z wykorzystaniem grafika rezerwacji godzinowych urządzeń i osób (harmonogramu). Płatności realizowane są na miejscu, z wykorzystaniem kart pre-paid/karnetów/voucherów lub przesyłane do recepcji (dopisanie do rachunku).
Kontrola/Rozliczenie/Marketing. W zależności od charakteru i wielkości obiektu działy te wykonują różne funkcje. Generalnie wykorzystują aplikacje systemu VirtualnyHOTEL do raportowania, kontrolowania oraz klasycznej edycji dokumentów. W zależności od potrzeb prowadzą rezerwacje pokoi, sal konferencyjnych, sal restauracyjnych, stolików, urządzeń, osób itp. Dla celów klasycznego nadzoru/kontroli oferujemy aplikację
i-Menedżer. Jest to rozwiązanie oparte o przeglądarkę internetową i lokalny serwer www. Aplikacja pozwala zrobić wszystkie raporty dotyczące zajętości obiektu, sprzedaży/kasy oraz przychodów/rozchodów. Podejrzeć rezerwacje, meldunki, dokumenty sprzedaży i magazynowe dowolny okres (dziś, wczoraj, poprzedni tydzień itp) . Zobaczyć aktualne stany magazynowe w wybranym dziale firmy i magazynie.