Nasz sztandarowy produkt. Wynik wielu lat współpracy z naszymi Klientami i wielu lat tworzenia własnych rozwiązań informatycznych. Zarówno z zakresu programowania jak i ich eksploatacji. Przeznaczenie tego systemu jest bardzo szerokie. Bo i różnorodność w branży hotelowo-gastronomicznej jest bardzo duża. Szczegóły dotyczące systemu gastronomicznego dostępne są tutaj....

Wszystkie systemy informatyczne do obsługi hotelu działają w oparciu o kluczową rolę działu Recepcji w firmie. Spotyka się generalnie dwie filozofie podejścia do tego tematu. Konto gościa i faktura gościa. Poniżej kilka słów o każdej z nich.

Konto gościa
W momencie przyjazdu gościa do obiektu otwierane jest dla niego konto. Wszystkie kupowane przez niego usługi gromadzone są na koncie. Standardowe usługi to: nocleg, konsumpcja w miejscach gastronomicznych (restauracja, kawiarnia, drink bar itp), telefony. W momencie wyjazdu dane z konta przesuwane są na fakturę.

Faktura gościa
W momencie przyjazdu gościa do obiektu otwierana jest dla niego faktura. Wszystkie świadczone dla niego usługi gromadzone są na niej natychmiast. Standardowe usługi to: nocleg, konsumpcja w miejscach gastronomicznych (restauracja, kawiarnia, drink bar itp), telefony. W momencie wyjazdu wszystkie dane są już na fakturze. Jeden dokument sprzedaży może obsłużyć wiele pokoi co spotyka się np. przy grupach, konferencjach itp. W systemie tym jednoznacznym identyfikatorem gościa jest jego pokój i faktura z nim skojarzona. Gość może mieć wiele otwartych dokumentów sprzedaży.

Wady i zalety powyższych rozwiązań widoczne są od razu. Przy koncie gościa wszystko jest proste na początku lecz komplikuje się na końcu w momencie jego wyjazdu. W koncepcji faktury gościa jest akurat na odwrót. Faktura jest już gotowa i czeka na akceptację przy wyjeździe gościa, ale trzeba trochę wysiłku na etapach wcześniejszym aby to otrzymać. Obecnie systemy zaczynają ewoluować w kierunku rozwiązań pośrednich (mieszanych). Wsparciem są tanie karty procesorowe, transponderowe i magnetyczne. Pozwalają one w żądanych miejscach identyfikować jednoznacznie gościa. Nr pokoju dominuje w innych sytuacjach, gdzie tej identyfikacji nie można zrobić np. rozmowa telefoniczna.

Zamki elektroniczne
Większość nowo powstających obiektów posiada dzisiaj zamki elektroniczne do drzwi. Zalety? Na pewno prestiż i prostota obsługi. Ale przede wszystkim bezpieczeństwo. Zamek otwiera karta. Karta gościa, personelu lub awaryjna. Z określonym terminem i godziną ważności. Nie tylko to. Zamek posiada swoją pamięć, w której zapisuje wejścia i próby wejścia. Tego wszystkiego nie ma normalny klucz.

A wady? To samo co powyżej. Każda odpowiednio zaprogramowana karta może otworzyć każdy zamek. Bo karta, to tylko kawałek plastiku, który raz jest kartą gościa, raz personelu a innym razem otwierającą każde drzwi kartą awaryjną.

Opis systemu
Nasza firma oferuje system informatyczny VirtualnyHOTEL. Oparty jest on o pracę z serwerem SQL. Promujemy serwery firm ORACLE i InterBase. To drugie rozwiązanie jest zdecydowanie tańsze. InterBase 6 i jego następca FireBird są wersjami darmowymi dla platform MS Windows i Linux . Natomiast pierwsze rozwiązanie jest zdecydowanie wydajniejsze przy dużych bazach wymagających częstych i różnych analiz.

Kluczowymi programami w naszym systemie są: VirtualnaRecepcja oraz VirtualnyKelner i VirtualnyMagazyn. Ten pierwszy zarządza sprzedażą usług w hotelu z punktu widzenia gościa. Te drugie obsługują sprzedaż w gastronomii i prowadzą gospodarkę magazynową w oparciu o karty kalkulacyjne.

Koncepcja VirtualnejRecepcji oparta jest o otwarte faktury z przekierowaniem. Oznacza to, że sprzedawana usługa kierowana jest na wskazany pokój, a system przekierowuje ją do odpowiedniej faktury. Jeden pokój może mieć wiele otwartych faktur.

Za współpracę z centralami telefonicznymi odpowiada VirtualnyTelefon. Obsługuje je bezpośrednio lub pośrednio przez interfejsy aplikacji telefonicznych. Zaawansowane technicznie centrale nie tylko dostarczają informacji o odbytych rozmowach ale pozwalają na komunikacje w drugim kierunku. Dzięki temu istnieje na przykład możliwość automatycznego blokowania/odblokowania telefonów w pokojach, ustawiania harmonogramu budzeń itp itd. 

Koncepcja VirtualnegoMagazynu w dziale recepcji oparta jest o rozchody w trybie on-line. Oznacza to, że standardowo sprzedaż z VirtualnegejRecepcji jest od razu przenoszona na stany magazynowe. Główne zastosowanie ta aplikacja znajduje w prowadzeniu podręcznego kiosku na recepcji.

Gdzie kierujemy nasze wydruki graficzne lub tekstowe ? Na drukarkę. Jedną dla kilku komputerów. Aby było ekonomicznie. Gdzie kierujemy nasze paragony fiskalne ? Na drukarkę. Jedną dla kilka komputerów. Z tego samego powodu oczywiście.

Serwer drukarek portu szeregowego, to rozwiązanie, które promujemy od samego początku naszych windowsowych aplikacji. W konkretnym dziale wszystkie aplikacje sprzedaży wysyłają swoje żądania do serwera. Ten współpracuje z drukarką fiskalną (i bloczkową) kolejkując żądania, tak jak ma to miejsce przy klasycznych drukarkach biurowych. Jedna drukarka fiskalna (i bloczkowa) dla kilku komputerów i kilku aplikacji w każdym dziale. Po prostu komfort i ekonomia.

W skład systemu wchodzą następujące aplikacje:

• Recepcja - główna aplikacja do zarządzania obiektem
• Telefon - aplikacja do współpracy z centralą telefoniczną lub aplikacjami telefonicznymi
• Kelner - aplikacja do obsługi sprzedaży w restauracji
• Magazyn i Kalkulacje - aplikacja do rozliczeń ilościowo-wartościowych współpracująca z Kelnerem
• Serwer Drukarek Portu Szeregowego - aplikacja do obsługi drukarek fiskalnych i bloczkowych współpracująca ze wszystkimi naszymi aplikacjami sprzedaży
• Serwer Czytników - aplikacja do obsługi czytników kart mikroprocesorowych i transponderowych

Nasza porada
Oprogramowanie hoteli, to temat rzeka, ponieważ przeznaczenie hoteli jest bardzo różne. Wizje na temat ich działalności są jeszcze bardziej zróżnicowane. Nasz potencjalny Klient buduje, modernizuje lub przejmuje obiekt. Wyznacza sobie cele biznesowe i je realizuje. System informatyczny jest tylko jednym z narzędzi do osiągnięcia celu. Większość z oferowanych systemów spełni pokładane w nich nadzieje. Tak naprawdę sukcesem jest dobre wdrożenie i bieżąca pomoc przy zmieniającej się organizacji pracy.